• Президент України
  • Верховна рада
  • Урядовий портал
  • Урядова телефонна
  • урядова лінія слух
  • енергоефективність
  • Мінрегіон
  • Донецька ОДА
  • Донецкий областной совет
  • Донецький обласний контактний центр
  • Національної дитячої «гарячої лінії»
  • Офіційний веб-сайт Головдержслужби України
  • Донецька обласна служба зайнятості
  • Державний реєстр виборців
  • Веб-портал електронних послуг
  • проект ExportUA

Оновлено 13.06.2018 13:20

Архівний відділ

Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, міському голові, заступнику міського голови відповідно до розподілу обов’язків, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний державному архіву області, Державній архівній службі.


Архівний відділ міської ради утворюється за рішенням міської ради для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста.



Начальник відділу:Алексєєнко Валерія Анатоліївна


Адреса відділу:84301, вул.Паркова, 14


Графік роботи :

    • понеділок-четвер — з 8.00 до 17.00,
    • п’ятниця — з 8.00 до 15.45,
    • перерва: з 12.00 до 12.45,
    • вихідний: субота, неділя

Графік прийому громадян:

  • понеділок, четвер


Основними завданнями відділу є:

1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;


2 )координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;


3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;


4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.


Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі функції:


1)складає і за погодженням з державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;


2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

- документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

- документів особового походження;

- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково- інформаційної роботи;

- облікових документів і довідкового апарату до них;


3)організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;


4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;


5)інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;


6)веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;


7) подає на затвердження державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;


8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;


9) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;


10) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи державному архіву області;


11)створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;


12)здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;


13)видає архівні довідки, копії документів, витяги на підставі документів які знаходяться на збереженні у відділі;


14) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.


Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, архівний відділ районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради  для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з проведенням експертизи цінності документів, здійснення методичного керівництва і координації діяльності ЕК державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій, фондово-закупівельних комісій музеїв, експертно-оцінних комісій бібліотек та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.


Засідання Експертної комісії архівного відділу проводиться не рідше ніж чотири рази на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.


Рішення ЕК є обов'язковим для виконання всіма юридичними особами, що перебувають у зоні комплектування (м. Краматорськ) архівного відділу.


Нормативні документи, необхідні в роботі підприємств, організацій та установ м. Краматорська всіх форм власності :

1. Постанова КМУ«Про проведення експертизи цінності документів»від 08.08.2000 №1004

2. Постанова КМУ«Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання»від 28.12.2012 №1103

3. Постанова КМУ«Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»від 30.11.2011 №1242

4. Наказ Міністерства юстиції України«Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду»від 14.03.2013 № 430/5

5. Наказ Міністерства юстиції України«Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»від 12.04.2012 № 578/5

6. Наказ міністерства юстиції України«Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»18.06.2015 року № 1000/5

7. ДСТУ 4163-2003 Вимоги до оформлювання документів ( pdf,doc) :
[pdf]- 131kb
[doc]- 103kb

8. ДСТУ 55.001-98 Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги ( pdf,doc) :
[pdf]- 167kb
[doc]- 200kb


Нормативні документи, необхідні в роботі підприємств, організацій та установ списків № 1,2

1. Постанова КМУ«Про проведення експертизи цінності документів»від 08.08.2000 №1004

2. Постанова КМУ«Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання»від 28.12.2012 №1103

3. Постанова КМУ«Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»від 30.11.2011 №1242

4. Наказ Міністерства юстиції України«Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»від 12.04.2012 № 578/5

5. Наказ Міністерства юстиції України«Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду»від 14.03.2013 № 430/5

6. Наказ Міністерства юстиції України«Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»від 10.02.2012 № 232/5

7. Наказ Міністерства юстиції України«Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»від 19.06.2013 № 1227/5

8. Наказ міністерства юстиції України«Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»18.06.2015 року № 1000/5

9. ДСТУ 4163-2003 Вимоги до оформлювання документів ( pdf,doc) :
[pdf]- 131kb
[doc]- 103kb

10. ДСТУ 55.001-98 Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги ( pdf,doc) :
[pdf]- 167kb
[doc]- 200kb

11. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ управління (відділу) містобудування та архітектури міської ради» ( pdf,doc) :
[pdf]- 94kb
[doc]- 304kb

12. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ міської ради, виконавчого комітету » ( pdf,doc) :
[pdf]- 304kb
[doc]- 1 203kb

13. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ відділу (управління) Держкомзему (Держземагенства) у місті (районі) » ( pdf,doc) :
[pdf]- 118kb
[doc]- 404kb

14. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ відділу культури міської ради (районної держадміністрації)» ( pdf,doc) :
[pdf]- 131kb
[doc]- 1 430kb

15. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ відділу освіти міської ради (районної держадміністрації)» ( pdf,doc) :
[pdf]- 154kb
[doc]- 521kb

16. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ міського (районного) управління охорони здоров’я» ( pdf,doc) :
[pdf]- 185kb
[doc]- 1 721kb

17. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ відділу ведення Державного реєстру виборців» ( pdf,doc) :
[pdf]- 71kb
[doc]- 143kb

18. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ сільської (селищної) ради, виконавчого комітету» ( pdf,doc) :
[pdf]- 143kb
[doc]- 464kb

19. Державний архів Донецької області «Примірна номенклатура справ управління (відділу) економіки міської ради (районної держадміністрації)» ( pdf,doc) :
[pdf]- 101kb
[doc]- 258kb


Нормативна база :



ВІДОМОСТІПро місцезнаходження документів


Категорія документів Куди слід звертатись
1.Підтвердження трудового стажу та заробітної плати
Працівник партійних та комсомольських органів по Донецькій області (обласного міських, районних комітетів компартії і комсомолу) до державного архіву Донецької області
Якщо підприємство (установа, організація) діюче безпосередньо до підприємства(установи, організації)Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch)
Якщо підприємство (установа,організація) реорганізовано або змінило форму власності До правонаступника
Якщо підприємство (установа,організація) знаходиться у стані ліквідації (припинення) До голови ліквідаційної комісії (ліквідатора)-Єдиний реєстр арбітражних керуючих (https://ak.minjust.gov.ua/)
Якщо підприємство (установа,організація) ліквідовано- Список ліквідованих підприємств Донецької області (https://dn.archives.gov.ua/fondy/likvidpred/
likvid_menu_аto_ukr.htm,
https://dn.archives.gov.ua/fondy/likvidpred/
likvid_menu.ukr.htm)
2.Методичні книги та актові записи про народження, вступ у шлюб тасмерть
По Донецькій області: до державного архіву Донецької області
до 1920 року,1932-1933 роки
- після 1920 року (крім 1932-1933 років) до відділу державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС) Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Донецькій області або до відділу ДРАЦС за місцем проживання
По іншим областям до державних обласних архівів за місцем реєстрації запису
3. Друга світова війна
Про участь у Другій світовій війні До Центрального архіву Міністерства оборони Російської Федерації та державних обласних архівів за місцем призову
Про проживання на окупованій території: до державного архіву Донецької області
та території Донецької області у 1941-1943 роках
- на території інших областей до державних обласних архівів за місцем проживання у запитуваний період
Документи про осіб,відправлених на примусові роботи в Германію до держархівів областей за місцем відправки
Документи пропроходження фільтрації до управлінь СБУ в областях та держархівів областей за місцем призову в Радянську Армію, відправки в Германію
Документи про військовополонених до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (ЦДАВО)
4.Репресії, Голодомор
Документи про репресованих, розкуркулених громадян до Галузевого державного архіву МВС України та головних управлінь Національної поліції України в областях;
до Галузевого державного архіву СБУ України та управлінь СБУ в областях;
до державних архівів за місцем проведення дій карних органів
5. Рішення виконкомів сільських, селищних, районних, міських рад по Донецькій області
Прийнято до 1991 року включно до держархіву Донецької області
Прийняті після 1991 року безпосередньо до виконкомів, якими прийнято рішення або до архівних відділів міських рад
6.Утворення, перейменування населених пунктів Донецької області:
На підставі рішень Донецької облвиконкому до держархіву Донецької області
На підставі рішень, прийнятих органами вищої влади УРСР,СРСР до ЦДАВО
7. Документи, створені в наслідок вчинення нотаріальних дій
Договори купівлі-продажу, дарування, спадкові справи, заповіти тощо До державних та приватних нотаріусів- Єдиний реєстр нотаріусів (https://ern.minjust/gov.ua/pages/default.aspx)
До Донецького обласного державного нотаріального архіву



Адреси:


Державний архів Донецької області:

85102,м.Костянтинівка,пр.Ломоносова,156.Тел.: (06272) 2-52-05.

E-mail: arhive_dn@arch.gov.ua


Відділ державної реєстрації актів цивільного стану ( ДРАЦС) Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Донецькій області:

84301,м.Краматорськ,вул.Паркова,10.Тел.: (06264)7-00-33.

E-mail: vcs@dn.minjust.gov.ua


Центральний державний архів вищих органів влади та управління України (ЦДАВО):

03110,м.Київ-110,вул.Соломꞌянська,24. Тел.:(044) 275-36-66.

E-mail: tsdavo@arch.gov.ua


Галузевий державний архів СБУ :

01601,м.Київ,вул.Золотоворітська,7.

Для кориспонденції: 01601,м.Київ,вул.Малопідвальна,16.Тел.: (044) 256-92-96.

E-mail: arhivsbu@ssu.ua


Галузевий державний архів МВС України:

01024,м.Київ,вул.Академіка Богомольця,10.Тел.:(044) 256-11-23,(044) 254-76-22.

E-mail:derzh_arhiv@mvs.gov.ua


Донецький обласний державний нотаріальний архів:

Юр.адреса(для листування): 85302,Донецька область,м.Покровськ,м-н Гірник,1.

Адреса фактичного розташування: Донецька область, м.Покровськ, вул.Горького, буд.51.

Тел.:(050)347-63-13, (06239)2-14-23,

E-mail: info_arhiv@dn.dn.notary.gov.ua


Державні обласні архіви- https://www.archives.gov.ua/?pag=2


Управління СБУ в областях - https://ssu.gov.ua/ua/pages/103


Управління Національної поліції в областях - https://www.npu.gov.ua/ru/pliciya-v-oblastyax.html

13542 перегляди

Print